אמירה ידועה שמיוחסת לאפלטון גורסת ש- “הצורך הוא אבי ההמצאה”
המדריך הקצר שלפניכם עונה בדיוק להגדרה זו לאחר שנתקלתי באתגר קטן במהלך פרוייקט אצל לקוח.
מה השאלה / בעייה / אתגר ??
- כיצד מקשרים קובץ מקומי על המחשב לדף אינטרנט או פריט ידע?
- כיצד מקשרים תיקייה שלמה ברשת לדף אינטרנט או פריט ידע?
כלומר, כיצד משלבים קישור בתוך טקסט שמוביל לקובץ (לדוגמא: word או excel) שנמצא בתיקייה מקומית?
או לחלופין כיצד מייצרים קישורים לתיקייה שלמה שמכילה כמה קבצים (לא לקובץ ספציפי)?
ראשית, למה בכלל שנרצה לעשות את זה?
ובכן, יכולות להיות לכך כמה סיבות שאני יכול לחשוב עליהן
למשל:
- הקובץ המדובר מתעדכן באופן אוטומטי בתדירות גבוהה
- הקובץ המדובר מעודכן על ידי גורם חיצוני ללא הרשאות עריכה במערכת
- הקובץ המדובר משותף לכמה מערכות ורוצים לעדכן במקום אחד
- לא רוצים לייצור העתק של הקובץ בכמה מקומות
- יש יותר מקובץ אחד (תיקייה של קבצים)
- יש מגבלות של אבטחת מידע, תשתית מיושנת או נוהלי עבודה ארגוניים שדורשים זאת
אז מהי בעצם הבעייה ביצירת קישור כזה שמוביל לקובץ או לתקיייה?
לכאורה, אפשר לייצור קישור ישירות לקובץ “ולהדביק” את הנתיב לקובץ
לדוגמא:
” c:\myFolder\MyDoc.docx “
או –
” myServer\myFolder\MyDoc.docx\ “
אך יש כמה מגבלות:
- הקובץ נמצא במחשב המקומי או בתיקייה רשת וניתן לגשת רק עם הרשאות מתאימות
- הקובץ מחייב התקנה של תוכנה על המחשב (במקרה הזה Microsoft Word)
- הקובץ יכול להיות פתוח רק על ידי משתמש אחד (קובץ נעול – אלא אם הוגדר אחרת)
אבל הסיבה המרכזית היא שרוב הדפדפנים המרכזיים חוסמים את האפשרות לייצור קישור כזה מסיבות של אבטחת מידע.
בפועל, החצנה של קישור כזה ישירות למיקום ברשת נוגדת כמה וכמה עקרונות של ניהול מידע והפרדה בין רשתות.
מהן האפשרויות לפתרון?
יש כמה שיטות ופתרונות מאפשרים להתגבר על החסימה הזו ולקשר קובץ או תיקייה באופן ישיר אל עמוד האינטרנט או הפורטל הארגוני.
להלן:
- שימוש בשרת web “שמצביע” על הקובץ או התיקייה וחושף את המידע באופן סטנדרטי ומאובטח בתוך הארגון.
מדובר במקרה הזה על הצגה של הקובץ או התיקייה למטרות צפייה בלבד (ללא אפשרות עריכה), קישור כזה מכונה בשפה המקצועית
“virtual directory” והוא עונה ברוב המקרים על הצורך וגם על דרישות אבטחת המידע של הארגון.
לדוגמא:
http://MyServer/MyFolder/MyFile.doc
כיצד מבצעים את זה?
זה נושא שמטופל בדרך כלל על ידי מחלקת ה – IT בארגון ודורש ידע טכני מסויים.
לאחר המאמץ הראשוני (לא משהו מסובך במיוחד) מתקבל פתרון שיכול לשמש את הארגון לאורך זמן ובצורה יעילה.
- שימוש בהרחבה לדפדפן (Extension)
ישנם כמה וכמה תוספים לדפדפן שמתגברים על החסימה ומאפשרים לדפדפן להציג את הקישור ישירות לקובץ או לתיקיית הרשת.
למשל:
Enable local file links
https://chrome.google.com/webstore/detail/enable-local-file-links/nikfmfgobenbhmocjaaboihbeocackld?hl=en
או –
File Manager for Chrome, open files and folders on local directories
https://chrome.google.com/webstore/detail/local-explorer-file-manag/eokekhgpaakbkfkmjjcbffibkencdfkl
- לטעון את הקובץ אל מערכת ניהול התוכן שלנו
זהו כמובן, פתרון שכרוך בשכפול של המידע (הקבצים) למקום נוסף (מערכת ניהול התוכן או מערכת ניהול הידע) אך ברוב המקרים הוא הוא פתרון פשוט יחסית ומועדף על פני השיטות האחרות שכאמור מאפשרות גישה ישירה ולא מבוקרת אל הרשת הארגונית.
