אוניברסיטת חיפה נוסדה בשנת 1972 וחרתה על דיגלה את נושא הקיימות – קיימות חברתית וקיימות סביבתית בהתאם ל-17 היעדים שהציב האו”ם לפיתוח בר קיימא.
האוניברסיטה מקדמת יעדים אלו דרך מחקר, הוראה, מעורבות בקהילה ותפעול הארגון. אוניברסיטת חיפה מדורגת בין 200 האוניברסיטאות המובילות מתוך כ-1700 אוניברסיטאות בעולם במדד ה-Impact של Times Higher Education (THE) לשנת 2023, ובמקום הראשון מבין אוניברסיטאות המחקר בישראל.
ביקשנו מרז צברי-טופז, מנהל מחלקת שירות ובקרה באוניברסיטה, לספר לנו כיצד מערכת ניהול הידע WYZE מאפשרת למחלקה שהוא עומד בראשה לספק שירות לעשרות אלפי הסטודנטים, חברי הסגל האקדמי ומשתמשים אחרים בארגון.
רז צברי-טופז, מנהל מחלקת שירות ובקרה באוניברסיטת חיפה, תוכל לספק לנו איך הגעתם ל-WYZE?
כמרכז אקדמי מוביל עם עשרות אלפי משתמשים – סטודנטים, חברי סגל, חברי הנהלה ואחרים, חיפשנו מערכת ניהול ידע שתספק לנו את היכולות המתקדמות הנדרשות כדי לנהל ביעילות את הידע העצום שקיים אצלנו. לאחר חקר שוק מצאנו כי מערכת ניהול הידע WYZE, המיושמת בישראל על-ידי קונסיסט, מספקת בדיוק את היכולות שחיפשנו, ואף הרבה מעבר לכך.
אז אתם משתמשים ב-WYZE לניהול הידע בהיבט של שירותי תמיכה IT פנים-ארגוניים, נכון?
בדיוק. התחלנו להשתמש ב-WYZE כמערכת לניהול ידע במגוון תהליכים פנים-ארגוניים, כולל השירות והתמיכה של מחלקת המחשוב וה-ITSM. חלק מהמערכת הזו פתוח לכלל הציבור, וחלק אחר, שנועד רק למשתמשים פנים-ארגוניים המחזיקים הרשאות פריבלגיות, נגיש אך ורק לחברי הסגל האקדמי ואנשי ההנהלה. במקרים רבים מדובר בידע שהוא MISSION CRITICAL לארגון ונוגע לתהליכי ליבה – ידע והדרכה בנוגע לדרך שבה בונים קורסים, איך מפרסמים ציונים, איך מוציאים דרישות רכש ועוד אינספור תהליכים שהם קריטיים לתפעול השוטף של האוניברסיטה.
גם בחלק הסגור וגם בחלק הפתוח של המערכת, מדובר בידע בקנה מידע עצום, ותודות ל-WYZE הוא כולו מנוהל לתלפיות ונגיש בקליק לציבור המשתמשים – בין אם מדובר בסטודנטים, בחברי סגל אקדמי או מנהלי מערכת. מדובר ב GAME CHANGER בהיבטים רבים של תהליכים תפעוליים וניהול השירות במחלקת ה-IT.
איך התקבלה המערכת בקרב המשתמשים וכיצד היא משרתת אתכם?
תודות ליכולות המתקדמות של WYZE – מנוע החיפוש המאוד חזק והגמיש שלה, כמו גם יכולות העדכון הגמישות והחכמות שלה, כל המידע החיוני נגיש במיידי למי שצריך אותו. דבר זה ייעל מאוד מגוון רחב של תהליכים ואפשר חסכון עצום במשאבים. המערכת התקבלה בהתלהבות רבה על-ידי המשתמשים השונים, זאת לאור העובדה שהיא קלה מאוד לתפעול ושימוש– הן לעדכון ולעריכה והן למציאה וקריאת תוכן. כל הפריטים – מאמרי ידע, סרטונים, חוברות הדרכה ועוד, בכל תחומי ה-IT והמחשוב – תמיד מעודכנים, תמיד מדוייקים ותמיד זמינים במיידי לכל מי שצריך אותם, בלחיצת כפתור. פשוט תענוג.
תוכל לספר לנו על כל נושא התבניות ואיך הגמישות של המערכת מאפשרת התאמה שלהן?
תפיסת העבודה בתבניות והיכולת להתאים בקלות רבה את התבניות למאמרי הידע השונים, הוא רעיון שקונסיסט ו-WYZE יצרו, והוא מאוד ייעל את העבודה.
זה עובד כך: לכל סוג של מאמר יש פורמאט ייעודי משלו, וניתן להתאימו בקלות לתבנית הרלוונטית. דוגמאות של תבניות כוללות נוהלי עבודה, דוחות, סוגי מידע שונים ועוד. יש גמישות רבה לכל מאמר ודף מידע, כשלכל אחד מבנה ייעודי משלו. היתרון העצום של WYZE, מלבד הפיצ’רים שכבר הזכרתי, בא לידי ביטוי ביכולת להתאים את התבניות לצרכים שלנו ולסוגי המאמרים ופריטי הידע הרבים והמשתנים. אני יכול בקלות, למשל, לבנות תבנית אחת גנרית, ואז להתאים בקלות את האלמנטים שמרכיבים את המאמר. הגענו לתצורה שבה אני יכול לבנות תבנית אחת מרכזית שכוללת מגוון רחב של פורמאטים – רחבים ככל שיהיו, ולהתאים אותה בקלות ובמהירות לכל סוג של פריט ידע. היכולת הזו עשתה מהפכה מדהימה, לא פחות, בכל הקשור לעבודה במחלקת המחשוב.
תוכל לומר משהו על העבודה מול קונסיסט?
בשלוש מילים: אנחנו סופר מרוצים! לצד היכולות הטכנולוגיות הגבוהות של המערכת, קיבלנו, ישר מתחילת הפרוייקט, שירות VIP מקונסיסט. בצד הטכנולוגי, מנוע החיפוש של המערכת הוא ממש מדהים – עובד באופן יפהפיה. בצד של השירות והתמיכה, אנחנו זוכים לשיתוף פעולה נהדר מצד הצוות בקונסיסט וצועדים יד ביד בשיתוף פעולה מלא. הכל עובד באופן מושלם וכיף גדול לעבוד כך. גילינו עולמות נוספים בכל העולם של ניהול ידע, וזה רק הולך ומשתפר כל הזמן!
תודה לך רז, ולכל הצוות באוניברסיטה! אנו בקונסיסט גאים להיות חלק מהפעילות של מוסד אקדמי מוביל כמוכם!
משה אטיה, סמנכ”ל חטיבת המוצרים והדיגיטל בקונסיסט, אמר כי “סל פתרונות הדיגיטל שקונסיסט מספקת מאפשר לארגונים מכל הסוגים – מ-SMBs ועד לחברות ענק, לבצע תהליכי טרנספורמציה דיגיטלית חוצי ארגון המייעלים בצורה דרמטית תהליכים תפעוליים רבים – שירות לקוחות, מכירות ותמיכה, מחלקות מחשוב, משאבי אנוש, רכש ולוגיסטיקה, משק ותחזוקה ועוד. היישום של WYZE במחלקת המחשוב ומערכות המידע באוניברסיטת חיפה ממחיש את התועלות שארגונים מפיקים מסל פתרונות הדיגיטל שלנו, הכולל בנוסף ל-WYZE את מערכת התקשורת הרב-ערוצית GLASSIX, בוטים חכמים AI בשילוב GPT, מערכת ניהול השירות ה- SysAid Service Desk, מערכות לטפסים וחתימה דיגיטלית ועוד. אנו שמחים להוביל את התחום, וזו רק ההתחלה!”
חיליק בן-הרוש, מנהל פעילות WYZE בקונסיסט, הוסיף כי “שיתוף הפעולה מול רז ומנהלי התוכן היה מאוד מקצועי ומהנה. ביצענו הרבה מאוד התאמות אישיות במערכת כדי לענות על הצרכים שלהם, ואני רוצה לומר תודה רבה לרז ואנשי הצוות! עבור ארגונים היום – חברות מסחריות, מועצות וארגונים ממשלתיים בכלל ועבור מוסדות אקדמיים בפרט, ניהול הידע הארגוני הפך להיות חיוני והוא מהווה מקור לצמיחה ושימור עולם הידע הרחב. עם WYZE ניתן להקים לנהל ולתחזק בקלות רבה עולם זה.”
